我所经历的集团公司文件管理变革

我所经历的集团公司文件管理变革

兵器离退休干部局  范卫卫

时间过得真快，集团公司从1999年7月1日成立到现在已经过去了17个年头，我也已经退休了两年。回想起我在集团公司工作的15年，可以说我是与集团公司共成长、共发展的。

在集团公司成立之初，我有幸应聘成为集团公司的一员，在办公厅综合处负责机要文件管理和公文管理工作，经历并参加了集团公司机要文件管理由手工到智能的变革。

集团公司机要文件管理是总部工作承上启下运转过程中十分重要的一项工作。手工的机要文件管理比较繁琐，需要手工签收、登记、传递和交换文件。每天机要人员的工作量非常大，有中央、国务院、国资委等上级部委和机关发来的大量文件，还有平行单位以及集团公司企事业单位发来的文件、请示和报告。这些文件要经办公厅综合处以及承办部门之间的反复交换、传递、登记、签收，文件的传阅运转时间也比较长，出现差错的概率也较高。这种人对人、手接手的管理方式，越来越不适应集团公司现代化管理的要求。为此，我们综合处在时任办公厅副主任肖勇（主管综合处）的牵头下，提出了建立集团公司智能文件交换系统建设的想法。这一设想得到了时任办公厅主任王进文的大力支持。之后，在肖勇的带领下，时任综合处处长曹如民和综合处的部分同志开始探索机要文件管理的新方法和新模式。为建立集团公司智能文件交换系统，我们进行了广泛的市场调研和充分的技术论证，并提出了建立《中国兵器装备集团公司智能文件交换和跟踪系统》的建设方案。

为不影响日常工作，我们把市场调研的时间都安排在下午3点以后。我们去国务院办公厅、国资委办公厅、远光集团等单位调研的时候，接待我们的工作人员也都陪我们讨论到下班以后。特别是在方案论证和制定方案阶段，日常工作不能停，不增加人员，这项工作只能安排在下班以后进行，很多时候我们与技术人员讨论方案，直到凌晨才结束。

经过广泛的市场调研和充分的方案论证，我们于2005年初提出了《中国兵器装备集团公司智能文件交换与跟踪系统建设方案》，经党组批准后立项。2005年6月系统开始建设，2006年初建成，经调试和试运行，2006年3月2日在集团公司总部正式运行。

集团公司智能文件交换与跟踪系统是通过计算机网络和文件智能交换箱技术相结合，实现文件运转位置的自动记录；实现文件交换智能化管理，提高文件交换的准确性、及时性，同时提高文件的督办水平，加快文件运转速度。它的主要功能为：利用智能文件交换箱结合条码技术，实现文件的自动登记、自动签收，文件过程的自动跟踪、领导批示的登记查询、各类信息的自动汇总、内部刊物的自动生成，实现总部各部门间的文件、信件的信息共享。智能文件交换箱实现了文件的自动投取以及自动签收功能，同时根据智能文件交换箱自动记录文件流转过程，对文件进行自动跟踪。

在智能文件交换与跟踪系统中我们应用了IC卡身份认证系统，它除了身份验证功能外，还具有划卡签收的取件签收、文件交换以及自动清单打印等功能。实现了文件、信函交换以及收发过程的信息自动采集、核对、文件投箱过程的提示与纠错、交换过程的电子化等，取代了人对人、手接手的传统文件传递方式，在功能上防止了可能出现的差错，更好地为集团公司领导、总部各部门和企事业单位服务，提高了工作效率，保证了总部机要文件交换的时效性和安全性。集团公司总部机要文件管理实现了智能化。