“四步法”解码采购管理数智化转型之路——江山重工研究院采购管理数智化转型纪实

在当前数智化转型加速推进的背景下，采购管理作为组织运行的关键环节和风险防控的重要领域，其效能与规范化水平直接影响整体运营效率与成本，中国兵器工业集团江山重工研究院有限公司坚持以“数智化为引擎、流程化为基石”，构建了“识别业务场景—重构业务流—业务数智化—数据价值化”的采购管理数智化四步转型法，系统推进采购管理体系的变革与升级，筑牢管理根基，提升治理能力，采购管理已从职能管理向数智化管理成功跃迁。

识别业务场景，锚定转型切入点

在转型初期，江山重工研究院通过全面调研、座谈访谈、数据复盘等方式，对采购全链条的业务场景进行系统梳理。在传统职能化采购模式下，各部门权责壁垒分明，采购流程被切分为“需求提报、寻源定价、合同签订、物资验收、付款结算”等独立环节，导致协同壁垒，信息孤岛、流程断点，数据难以共享与联动，进而造成战略与执行脱节，管理者无法实时、准确地掌握全流程动态等问题。基于对采购场景深入梳理，江山重工研究院明确了以“高内聚、低耦合”为原则，以场景为基础、流程为纽带、数据为核心、智能为支撑的转型目标，构建了以供应商全生命周期管理为核心，以采购策略、采购早期协同和采购业务运作管理为三大支撑要素，覆盖生产采购、综合采购“需求到付款”端到端流程体系架构，为整体转型工作确立了清晰的实施方向。

重构业务流，打破壁垒提效能

在重构业务流过程中，江山重工研究院以“精简环节、明确权责、强化协同”为原则，从采购需求发起，审批到采购方式确定、供应商选择，再到采购合同执行和验收全过程对业务流进行了重构。

深化流程优化，提高运行效能。通过绘制采购管理流程逻辑关系图，系统梳理并明确了各环节的工作内容、责任主体、时间节点和操作规范，实现了流程的标准化与可视化。在此基础上，构建了涵盖6个L2流程组、18个L3流程、19个L4子流程的采购流程体系，共形成35个末级流程，全面覆盖了采购管理全流程、供应商管理全生命周期。在推进流程体系落地的过程中，公司持续开展流程与架构优化迭代，系统识别并精准定位采购流程中的冗余环节，实现靶向攻坚、精准优化。围绕采购需求的发起与审批、采购过程执行与监督、采购结果验收与评价等关键阶段，对全流程中50余项冗余环节进行了优化并在验证有效后进行了固化。经过近两年的持续改进，采购流程与架构不断贴合业务实际，显著增强了流程与业务工作的适配性，为采购管理的规范化与高效化提供了体系支撑。

深化要素融入，筑牢流程根基。公司对质量、安全、保密、合规等核心管理要素进行全面梳理解构，并将其精准植入到业务流程的具体执行层，落实到每一个业务活动单元。在操作层面，通过设置明确的控制项（如审批节点、验收标准）与使能项（如标准模板、操作指南），将管理要求转化为可执行、可检查的具体动作，有效约束流程和引导流程的执行方向，实现了流程与业务开展的同步化、一体化，有效保证了业务合规、安全、高质量运行。

深化制度流程融合，提升系统化管理能力。对于规范类制度，通过将制度要求转化为流程中关键控制点的方式，将制度要求嵌入到具体的业务活动中，保障制度要求得到切实执行；对于流程类制度，采用将制度中的流程纳入到流程体系中进行优化和重构的方式，通过结构化、模块化，实现主干流程与附属流程的挂接，确保流程之间衔接顺畅，让制度成为“地图”，让流程成为“导航”。

业务数智化，筑牢流程运行支撑

业务流程落地数智化过程中，江山重工研究院按照“业务拉通、管控闭环、赋能业务、创造价值”的核心理念进行业务流程数智化开发，在公司信息化系统建立起覆盖采购全生命周期的数字化管理平台，开发了采购计划管理、供应商全生命周期管理、合同管理、订单协同、到货验收跟踪、采购仓储、运营分析等模块，建立了以采购申请为源头，采购计划、审价、采购订单、合同签订、采购到货、物资入库、采购结算、付款等闭环管理的采购信息化流程，同时，将规则嵌入系统底层，如审批权限、供应商准入标准、比质比价规则等转化为系统逻辑规则，实现系统硬控制，通过“规则引擎”来保证流程执行的刚性，消除信息孤岛，实现采购信息、数据可追溯、可查询。另外，开发了逾期未到货提醒、订单按期到货提醒、采购付款提醒等预警功能，大大缩短了风险暴露到被发现的时间，同时流程化的处置路径加速了响应，使风险得到有效规避，采购工作透明度和公正性全面增强，采购效率和精准度大幅度提高，为业务流程落地执行提供了强有力的运行支撑。

数据价值化，赋能管理决策升级

采购流程的数智化，为管理决策从“经验驱动”向“数据驱动”奠定了坚实的基础，江山重工研究院立足业务工作实际，深度激活数据价值。一方面通过建立采购业务主题数据驾驶舱，直观呈现采购计划、订单、合同等核心业务数据及逻辑关联，大幅度提升采购业务全面感知、风险预警、科学决策和精准管控能力，形成了基于数据驱动的“低成本、高效能、高质量”的采购业务运营模式，2023年以来公司采购实现降本增效近6000万元。另一方面，打通采购与财务、质量、售后等业务模块的协同链路，为业务优化提供坚实数据支撑。2024年在中国兵器工业集团有限公司质量提升研究项目《装备产品外购外协质量管控方法研究》中，项目组通过采购与质量模块、售后信息系统的深度融合，较好地解决了外购外协质量问题追溯性困难、信息数据孤岛、协同响应滞后、质量改进缺乏数据支撑等痛点、难点问题，不但为项目目标、项目技术指标全面达成起到了不可小觑的作用，而且高效推动了业务提升和数据价值转化。

江山重工研究院采购管理数智化转型“四步法”，构建起了“流程规范、管控智能、数据驱动、价值创造”的现代化采购管理体系，实现了流程与数智化深度融合的“1+1＞2”的倍增效应。2025年，公司以此转型实践为内容撰写的创新成果《面向外协外购质量能力建设的采购管理体系构建》，在中国精益数智化创新大赛中获全国三等奖。下一步，公司将以现有成果为基石，持续深化采购数智化能力，强化供应链数智化建设，筑牢供应链韧性与竞争优势，助力公司高质量发展再上新台阶。

江山重工研究院采购管理团队推进采购流程体系优化

江山重工研究院采购管理课题获2025中国精益数智化创新大赛三等奖